مقدمة
بسم الله الرحمن الرحيم
والصلاة والسلام على أشرف الأنبياء والمرسلين وبــعد/
هذا بحث مبسط حول السكرتارية ومفهومها
ويحتوي عدة نقاط منها/
*مفهوم السكرتارية.
* تعـريف السكرتيـــر.
* مهـام الســكرتيــر.
* أنواع السكـرتــارية.
* صفات السكرتير الناجح.
ما هي السكرتارية وما هي مواصفات السكرتير ؟؟
مفهومالسكرتارية :
هي ذلك الجهاز من العاملين المنظم لمكتبات الادارةالصادرة منها والواردة اليها .
وتعتبر بمثابة الساعد الأيمن للمديروالمسؤلين في إنجاز وأداء أعمالهم .
وقد اشتقت كلمة سكرتارية من أصل الكلمةالانجليزية ( secretary)
والمشتقة من كلمة ( secret) أي سر...
تعريف السكرتير :
هو الموظف الذي يقوم بمساعدة رئيسه في حفظ أسراره وترتيب أعمالهوتسجيل
معلوماته وتنظيم وقته بشكل دقيق بسهولة ويسر ...
وظيفة السكرتير :
1- معالجة البريد الصادر والوارد ..
2- استقبال الزوار..
3- الرد على الهاتف ..
4- أعمالالطباعة ..
5-الحفظ والتصنيف ..
6- تجميع المعلومات ...
وغيرها ........
الصفات الواجبتوافرها فيمن يقوم بأعمال السكرتارية :
1.الصفات الشخصية
2.الصفات العلمية
3.الصفات العملية
سأفصل قليلاً :
أولاً : الصفات الشخصية :
*أن يكون صادقاً أميناً يحفظأسرار المؤسسة .
*أن يتميز باللباقة وحسن التصرف .
*أن يتصفبالذكاء وقوة الذاكرة .
*أن يتصف بالطلاقة في التعبير وحسن الاستماع .
*أن يكون قوي الثقة بالنفس .
*أن يهتم بالمظهر الحسن والانتظامفي العمل .
ثانياً : الصفات العلمية :
*أنيكون حاصلاً على شهادة تؤهله لأعمال السكرتارية .
*أن يكون واسع الاطلاععلى ما يجد في مجال عمله .
*أن يكون ملماً بالأنظمة والقوانين المرعية فيالمؤسسة .
*أن يكون قادراً على التعبير بلغة صحيحة بالإضافة إلى اللغةالانجليزية .
ثالثاً : الصفات العملية :
أن يكون ملماً بما يلي :
*الطباعة
*الإملاء
*النسخ والتصوير
*استعمال الهاتف
*معالجة المعلومات
*مهارةالاتصالات
وغيرها .....
الدرس الثاني : التعرف علىأنواع السكرتارية وأعمال كل نوع ...
أنواعالسكرتارية :
خاصة
متخصصة
عامة
أولاً : السكرتير الخاص :
هوموظف يختاره رئيسه من جهاز السكرتارية لتنظيم العمل ضمن مواصفات معينة نظراً
لثقة رئيسه به ولكفاءته في العمل …
وتتلخص أعمالهفيما يلي :
1-استقبال الزوار وفق جدول محدد ..
2-الرد علىالمكالمات الهاتفية ، وتسهيل مكالمات الرئيس مع الآخرين ..
3-تنظيم وقتالرئيس خارج المؤسسة ..
4-حفظ الوثائق الخاصة بالرئيس في ملفات محددة ..
5-القيام بالأعمال الكتابية الخاصة بالرئيس ..
6-مساعدة الرئيس فيترتيبات السفر ..
7-مساعدة الرئيس في عقد الاجتماعات والحفلات ..
ثانياً : السكرتارية المتخصصة :
السكرتير المتخصص هو الذي يقوم بعمل معين من أعمال السكرتارية
ويتفرع إلى فروع عدة وهي :
* مدير المكتب
* القانوني
* الصحفي
* الطبي
* الفني
* التعليمي
* الإحصائي
أعمال السكرتير المتخصص بشكلعام :
• دراسة ما يقدم له من قبل رئيسه في مجاله الخاص مع تقديمتقرير فني موجز ..
• ملازمة الرئيس في حضور الاجتماعات الفنية لتقديمالمعلومات اللازمة له ..
• الاطلاع على ما يستجد في مجاله تخصصه من الأبحاثوالتقارير العلمية وتقديمها للرئيس..
• حفظ وترتيب وتصنيف الوثائق والأوراقالفنية في ملفات خاصة ليسهل الوصول إليها ..
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــ
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ختاما ...
نسأل الله العلي الكريم بمنه وكرمه أن يوفقنا لمل يحب ويرضى..
قلت ماقلت فإن كان صوابا فمن الله وإن كان خطأ فمني والشيطان
والسلام خير خــتــام..
