السكرتارية

المقدمة :
أي دولة تتقدم تمر بسلسلة من الثورات، أولا كانت هناك الثورة على الزراعة التي حررت الناس من الارتباط بالأرض، وأتاحت لهم الذهاب إلى المدن للبحث عن العمل، ثم تلى ذلك الثورة الصناعية، ونشأت المصانع الضخمة لإنتاج آلاف وملايين الوحدات من السجاير والملابس والأثاث والمعدات وحلت هذه المصانع محل الحرف اليدوية، وأخيرا كانت هناك الثورة التجارية التي أدت إلى السرعة الهائلة في توزيع وتبادل السلع والخدمات.
من الاستعراض السابق نجد أن أي نشاط سواء أكان إنتاجا أم توزيعا أم تبادلا يشمل كمية كبيرة من الأعمال المكتبية التي يقوم بها آلاف وملايين من الموظفين لتسهيل تدفق السلع والخدمات من طرف إلى آخر.
ولذلك ظهرت الحاجة إلى وضع أسس وقواعد وطرق تنفيذ الأعمال المكتبية الروتينية، وضرورة تدريب العاملين على كيفية أدائها، ورفع كفايتهم بالتدريب واستخدام الآلات والمعدات المكتبية الحديثة، وقد أطلق على هذا النشاط نشاط السكرتارية. وخدمة السكرتارية خدمة مساعدة بدونها لا يمكن لأي منشأة أن تحقق أهدافها.
****************
مستويات أعمال السكرتارية :
من الصعب وضع مستويات محددة لأعمال السكرتارية؛لأنها تختلف في الصناعة عنها في التجارة. إن اختراع آلات ومعدات مكتبية أوتوماتيكية كثيرة في السنوات الأخيرة؛ أثر كثيرا على واجبات السكرتيرة، وخاصة في المشروعات الكبيرة.
ويمكن وضع تصور عام لدرجات وظائف السكرتارية كما يلي :
1.طبّاعة ومختزلة وتعمل على الآلات الكاتبة الأتوماتيكية :
قد يكون عمل السكرتيرة في شعبة طباعة تقدم خدماتها للمشروع ككل، وقد تكون مختصة بالطباعة في مكتب أحد المديرين، ويسند إليها طباعة المراسلات والتقارير، وتكون ملمة بتنسيق الرسائل، وتجيد اللغة وقواعد الكتابة السليمة.
2.سكرتيرة :
تؤدي السكرتيرة في هذا المستوى أعمالا متعددة، وفي الغالب تكون سكرتيرة خاصة لأحد المديرين.
3.مساعدة شخصية :
في بعض المؤسسات يفوض الرئيس بعض سلطاته إلى السكرتيرة؛ لتقوم ببعض الأعمال الروتينية التي تعرف السكرتيرة أسلوب الرئيس في معالجتها، وتكون المساعدة الشخصية للرئيس مسئولة أمامه مباشرة، ويجب أن تكون ثقافتها واسعة، وملمة بمبادئ التنظيم والإدارة والتجارة.
وهناك تصور آخر لمستويات السكرتارية حيث يمكن أن تنقسم وظائف السكرتارية إلى مستويين رئيسيين :
1. سكرتيرة : تندرج تحته السكرتيرات العاديات اللاتي يتمتعن بالمهارات الأساسية في أعمال السكرتارية مثل: الطباعة- الرد على التليفون- معالجة البريد- استقبال الزوار- تنظيم المواعيد- الحفظ- النسخ.
2. مساعدة شخصية للرئيس : يتطلب في السكرتيرة أن يكون لديها معرفة ودراية بمجالات أخرى مثل: دنيا الأعمال- أنواع الصناعات- معلومات أساسية عن التجارة وكذلك فرع الصناعة أو التجارة الذي يمارسه المشروع الذي تعمل به والهيكل التنظيمي فيه- تختلف المعرفة المطلوبة باختلاف تخصص الرئيس (سكرتيرة قانونية- سكرتيرة طبية- سكرتيرة فنية- سكرتيرة في مجال المسرح والسينما- سكرتيرة في مجال الإذاعة والتلفزيون) ويجب على السكرتيرة أن تلم ببعض المعلومات المتخصصة في مجال عملها.
وعلى السكرتيرة في هذا المستوى أن تجيد تحرير الرسائل بالاستعانة بملاحظات الرئيس التي يؤشر بها على البريد الوارد وأحيانا تكون سكرتيرة مسئولة عن تحرير الرسائل الروتينية بدون تدخل الرئيس؛ لتخفيف عبء العمل عنه وحتى يتفرغ لتحرير الرسائل المهمة.
وعلى السكرتيرة أن تكون قادرة على استعمال المراجع والاستفادة من مصادر المعلومات للحصول على أية بيانات تكون في حاجة إليها. وكذلك عليها أن تعرف كيفية تنظيم الاجتماعات وكتابة محاضرها، ويكون لديها دراية بكيفية التعامل مع البنوك وإيداع الأموال فيها.
والمساعدة الشخصية للرئيس والتي لديها معرفة كاملة بمجال تخصص رئيسها، وفرع التجارة أو الصناعة الذي يعمل فيه، والوظيفة التي يشغلها في المشروع (مبيعات- مشتريات- إنتاج- حسابات) ستكون قادرة على القيام بأي عمل يفوض إليها. هذه السكرتيرة يمكنها أن تقوم ببعض الوظائف الأولية (يمكنها الاستعانة بسكرتيرة للطباعة والاختزال لمعاونتها). ستكون هذه السكرتيرة قادرة على اتخاذ بعض القرارات الصغيرة، وإعطاء بعض التعليمات، وأحيانا قد تنوب عن الرئيس في بعض المناسبات. هذه السكرتيرة قد تترقى إلى الوظائف التنفيذية في المشروع إذا أثبتت كفاءتها.
إن الهدف من إلحاق سكرتيرات ومساعدات شخصيات بمكاتب الرؤساء هو تجهيز الرئيس، حتى يتفرغ للتفكير واتخاذ القرارات.
المؤهلات العامة اللازمة لوظائف السكرتارية:
1.الاختزال بسعة مناسبة.
2.الطباعة بسرعة مناسبة (عربي+ إنجليزي).
3.القدرة على إجراء الاتصالات بكفاءة وبلغة سليمة حديثا وكتابة.
4.معرفة أعمال السكرتارية والأعمال المكتبية.
5.معرفة الهيكل العام للمشروع وفرع التجارة والقانون التجاري الذي يرتبط به المشروع والمحاسبة والإحصائيات والاقتصاد... الخ.
6.بعض الوظائف تحتاج لإجادة لغات أجنبية.
7.الوظائف العليا في السكرتارية تحتاج إلى إلمام السكرتيرة بالمبادئ العامة لعلم الإدارة؛ حتى لا تستطيع أن تتفهم مشاكل رئيسها، وتقدم مساعدتها في الوقت المناسب.
8.معرفة عامة والاطلاع على الأحداث المحلية والعالمية.
وظائف السكرتارية المتخصصة :
هناك فرص متاحة للعمل كسكرتيرة في فروع التخصص المختلفة مثل القانون، والطب، والفروع الفنية الأخرى.
على السكرتيرة التي تخطط للعمل في إحدى المجالات السابقة ويفضل أن تنمي خبرتها العامة في أحد المشروعات، أو في الحكومة قبل التقدم على وظيفة متخصصة. والآتي وصف لأعمال السكرتيرات في بعض وظائف السكرتارية المتخصص.
السكرتيرة القانونية :
هذه السكرتيرة تقوم بأعمال متعددة وتعتمد هذه الأعمال على حجم المشروع وطبيعة عمله؛ وهل المشروع فردي أو شركة تضامن. ومن الممكن أن تعمل السكرتيرة في الإدارة القانونية في المنشأة الكبيرة. والمحامي العام يشمل نشاطه كل أشكال العمليات القانونية. والمحاكم بمستوياتها المختلفة تقدم خبرات متعددة في أعمال السكرتارية.
معرفة العبارات القانونية، ونظام العمل مهم جدا لنجاح السكرتيرة القانونية. وتقوم هذه السكرتيرة بتنسيق وطباعة المستندات القانونية. وفي مكتب قانوني صغير نجد السكرتيرة تقوم بأعمال متعددة، وتتحمل مسئولية القيام بالأعمال الروتينية. وعليها تجهيز القضايا التي ستنظر أمام المحكمة حسب تاريخها، وتقديمهما للرئيس في الوقت المناسب.
السكرتارية الطبية :
يوجد في السكرتارية الطبية أكبر كمية من فرص العمل بالنسبة لفروع السكرتارية المتخصصة. إن السكرتيرة الملمة إلماما كاملا بالمصطلحات الطبية، وتجيد الاختزال لطبيب، ولديها خبرة في الأعمال المكتبية؛ تستطيع أن تختار الوظيفة التي تناسبها في هذه المجالات المختلفة. إن أكثر الوظائف تكون في مكاتب الأطباء، ومكاتب أطباء الأسنان، وكذلك في المستشفيات، ومكاتب وزارة الصحة العامة.
إن واجبات السكرتيرة الطبية تختلف تبعا لطبيعة وحجم مكان العمل، وكذلك فإن تنوع الوظائف ستعتمد على مجال ودرجة عمق التخصص في المستشفى التي تعمل بها. مثال: إذا كانت السكرتيرة تعمل في مجال التأمينات الصحية، فإنها ستتعامل مع دعاوى التعويضات. إذا كانت تعمل في عيادة خارجية لأطباء متخصصين، فإنها ستكون مسئولة تحديد المواعيد للمرضى، وتحويلهم إلى الاختصاصيين في المستشفيات الأخرى، وستشغل جزءا كبيرا من وقتها في حفظ الملفات الطبية.
من ضمن مسئوليات السكرتيرة الطبية تختلف تبعا لطبيعة وحجم مكان العمل، وكذلك فإن تنوع الوظائف ستعتمد على مجال ودرجة عمق التخصص في المستشفى التي تعمل بها.
و من ضمن مسئوليات السكرتيرة الطبية طباعة تقارير المرضى الطبية وكذلك استلام قيمة فواتير العلاج، وطلب ما يلزم المكتب من مواد وأدوية وقرطاسية. وفي حالة السكرتيرة المؤهلة جيدا ربما يفوض لها بعض الأعمال مثل كتابة تاريخ المرض لدى المراجع، وقياس الضغط لديه، وإعداد المريض للكشف عليه، وأحيانا تعقم بعض الأدوات بعض الأدوات الطبية.
ومن الصفات الأساسية للسكرتيرة الطبية القدرة على النظر بعين العطف للمشاكل الإنسانية، والمحافظة على أسرار المرضى.
السكرتيرة الفنية :
تتخصص السكرتيرة الفنية في إعداد التقارير والمراسلات الفنية لأي مشروع. ويجب أن تجيد طباعة الإحصائيات والجداول العلمية المتخصصة، وتكون ملمة بالاختصاصات والإشارات المستعملة في الكيمياء؛ والرياضيات، والهندسة. على السكرتيرة الفنية أن تكون على دراية بأعمال المحاسبة حتى يمكنها التصرف في مستندات المحاسبة المتداولة في المشروع.
السكرتيرة التي تريد أن تعمل في هذا المجال عليها أن تعد إعدادا جيدا في الفيزياء، والكيمياء، والرياضيات، والإحصاء. وعليها أن تلم بالمصطلحات العلمية والهندسية، وكذلك تكون خبيرة في تسجيل الإملاء الخاص بالموضوعات الفنية.





السكرتيرة الخاصة :
السكرتيرة الممتازة تمتلك موهبة طبيعية، بالإضافة إلى ما تعلمته. اتفق رجال الأعمال على أن السكرتيرة يفترض أن تكون ماهرة في الاختزال، والكتابة على الآلة الكاتبة، وبالإضافة إلى ذلك؛ يجب أن تتمتع بصفات شخصية خاصة (اللباقة والولاء)، ويجب أن تعرف كيف تستعمل التليفون، وتستقبل الزوار، وكذلك تعرف كيفية تنظيم رحلات العمل، وكتابة محاضر الاجتماعات... الخ.

أعمال السكرتيرة الخاصة:
1.استقبال الزوار، وتقديمهم إلى الرئيس.
2.تنظيم الاتصال التليفوني، وتوصيل المكالمات الهامة إلى الرئيس.
3.الاحتفاظ بمفكرة لتنظيم مواعيد الرئيس ومقابلاته اليومية.
4.حفظ المستندات الخاصة بمكتب الرئيس.
5.تنظيم الاجتماعات وكتابة محاضر الاجتماعات.
6.استلام البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس والاطلاع عليه وعرض الرسائل الهامة على الرئيس لاتخاذ القرار المناسب بشأنها.
7.إعداد البريد الصادر واعتماده من الرئيس وإرساله إلى الجهات المعنية.
8.الإشراف على صندوق المصاريف النثرية الخاص بمكتب الرئيس.
9.معاملات الرئيس مع البنوك.
10.تلخيص المذكرات والتقارير إذ لزم الأمر.
11. إعداد ترتيبات السفر للرئيس.
12. القيام بالواجبات الروتينية نيابة عن الرئيس، وإنجاز بعض أعماله الخاصة.
13. الإشراف على سكرتيرات مساعدات يلحقن بمكتب الرئيس إذا كانت كمية العمل كبيرة.
14. الاطلاع على الصحف اليومية، وتلخيص ما يهم الرئيس في حالة عدم وجود قسم للعلاقات العامة في المشروع.
الصفات الواجب توافرها في السكرتيرة الخاصة:
1.إجادة الاختزال والآلة الكاتبة وأعمال السكرتارية.
2.لديها روح المبادرة .
3.المواظبة والانتظام.
4.الوعي والرغبة في العمل.
5.الكياسة والكتمان والدبلوماسية وخاصة في: الاستعلامات، والتليفون، واستقبال الزوار.
6.الولاء للرئيس، والإيمان بمبادئه.
7.تعتبر السكرتيرة الخاصة مسئولة عن جانب من الأعمال الروتينية التي يقوم بها الرئيس، وعليها تنفيذها بكفاءة وسرور.
الصفات الشخصية :
1.يجب أن تكون السكرتيرة مواظبة على الدوام، مستعدة عندما يحتاجها الرئيس.
2.يجب أن تكون لطيفة في كل الأوقات حتى في الظروف الصعبة.
3.أن يكون لها روح مرحة.
4.الإنصات بعناية واهتمام للتعليمات التي يعطيها الرئيس، حتى لا تضطر للسؤال عن التعليمات مرة أخرى مما يزعج الرئيس.
5.يجب أن تلتزم الصمت بالنسبة لمشاكلها الخاصة وأسرار المكتب وعدم ذكر أي شيء عن شئون الرئيس وأعماله.
6.تنفيذ الواجبات الروتينية بانتظام وفي الوقت المناسب.
7.الاحتفاظ بمكتب السكرتيرة منظما، والأشياء الشخصية الخاصة بالسكرتيرة لا يصح أن تكون ظاهرة ويحتفظ بها في درج أو دولاب، وعلى السكرتيرة الاحتفاظ في مكتبها بمخزون مناسب من القرطاسية والمواد التي تحتاجها، ويجب العناية التامة بصيانة الآلات الكاتبة والمعدات الأخرى بالكتب.
8. يجب أن يسود المكتب الهدوء فتغلق الأبواب بهدوء، والحديث يكون بصوت منخفض.
9.يجب العناية باختيار المكتب والمراجع التي تحتفظ بها في مكتبها، ويجب أن لديها قاموس للرجوع إليه حتى تكون كتابتها سليمة.
10.على السكرتير الخاص أن يبدأ عمله وهو في حالة نفسية هادئة وعليه أن يتجنب بدء يومه وهو مضطرب أو ثائر الأعصاب بسبب تأخره في الطريق من بيته إلى مكتبه. وعلى السكرتير أن يأخذ قسطا وافيا من النوم والراحة حتى لا يشعر بالنعاس أثناء تواجده بالمكتب ويزعج من حوله بكثرة تثاؤبه وذلك مما يقلل نشاطه وحيويته وقوة تركيزه ويسيء إلى مظهره.

الخاتمة :
للسكرتيرة أهمية كبيرة في المنشأة و الشركة، وبدونها لا يستطيع الرئيس أو المدير أن ينجز أي عمل، و بالإضافة إلى ذلك في غياب السكرتيرة تكون أعمال الرئيس و مواعيده غير منظمة. و على السكرتيرة أن تتصف بصفات حسنة و تتميز بمهارات معينة حتى تستطيع إنجاز أعمالها بسهولة وكفاءة، فالسكرتير هو الشخص الذي يتم اختياره بصفات معينة ليعاون الرئيس في إنجاز أعماله المتعلقة بالعمل والشخصية أحيانا بكفاءة وفاعلية. و السكرتارية المتخصصة قد تكون طبية أو قانونية أو تعليمية أو إحصائية أو فنية .. الخ. وكل سكرتيرة في أي مجال لابد وأن تكون على دراية بمعلومات عامة تخص المجال الذي تعمل فيه.