مكننة العمل المكتبي

الإدارة الالكترونية ومكننة العمل الإداري
محمد الغساني
تقنية الاتصالات والمعلومات :
تمثل تقنية الاتصالات والمعلومات الركيزة الاساسية لاقتصاد المجتمع الحديث (إقتصاد المعرفة) ، وأدى تأخرإستخدام تطبيقاتها في بعض المجتمعات إلى خسارة حقيقية في كفاءة وفعالية قطاعات الانتاج المختلفة.

وتحتم علينا ظروف العصر الحالية المتسارعة مجهود أكبر في إنجاز الأعمال ذات المتطلبات الكثيرة و في وقت أقصر و اقتناص الفرص دون ما تردد والاستجابة السلبية لهذه التغيرات المتسارعة ستؤدي بنا حتما إلى تأخر تقدم الأعمال وتطورها وبالتالي خسارة في الانتاجية واختفاء الابداع، أما التجاوب الإيجابي لهذه التغييرات المتسارعة خاصة طفرات التقنية فسوف تقود إلى الابتكار والابداع في الأعمال ، وتشير التجارب السابقة لكثير من الدول التي لها السبق في هذا المجال أن التجاوب مع والاستفادة من التقنيات الرقمية الحديثة وتطبيقاتها وتبنيها كأحدى البنى التحتية الرئيسة في جميع أعمال المؤسسات أدت إلى ظهور أساليب حديثة ومعايير متطورة لإدارة الأعمال بطرق مختلفة عن تلك الطرق التقليدية المتبعة، وتطلب ذلك وجود قيادات إدارية واعية ذات نظرة شمولية قادرة على اخذ زمام المبادرة ومواكبة التطورات المختلفة في بيئة العمل التي تفرضها هذه التقنيات الرقمية ومواجهة تحدياتها ، ولعل هذا ما حدا بالدول الصناعية المتقدمة حتى النامية منها التي وعت أهمية التقنيات الحديثة في نمو الاقتصاد باستثمار مبالغ كبيرة في إنشاء البنى التحتية الضرورية لتسهيل استخدام التقنيات الرقمية وأهم هذه البنى هي الاتصالات مثل تقنيات الالياف الضوئية والشبكات الالكترونية، وزيادة على ذلك قامت هذه الدول بإنشاء أجهزة ومؤسسات متخصصة للإشراف على تنفيذ هذه المشاريع التي تعتبرها استراتيجية لنمو الاقتصاد و تقدم البلد .

ومع هذا الايقاع المتسارع في التطور في مجال التقنيات الحديثة أخذت القناعات الثابتة والعادات المتأصلة القديمة في إدارة الأعمال تتهاوى أمام هذا الزحف التقني، واضطر أصحابها أو المؤمنون بها إلى إدخال تغييرات جذرية فيها دونما فترة استعداد، وما جهاز الحاسوب ( PC ) والشبكات الداخلية ( LAN ) إلا مثالان فرضا نفسيهما على الواقع وأصبحا لا غنى عنهما في إدارة أعمال المؤسسات والشركات التي تبحث عن جودة الانتاجية و الاداء الجيد في الإدارة وتوفير النفقات وهذه هي العناصر الايجابية لتطبيق الإدارة الالكترونية في أي بيئة عمل .
و أصبح من الضرورة بمكان الاهتمام باستخدام هذه التقنيات الحديثة التي ستساعد وتعمل على تحقيق الأهداف وضمان استمرار هذه المؤسسات في أ داء أعمال متميزة خاصة مع ازدياد المنافسة وزيادة وعي المستهلك والمواطن بأهمية الجودة في الانتاج والسرعة في الانجاز وكذلك وعي المؤسسات بقلة الموارد المالية المتاحة وهذا ما يستدعي تغيير المفاهيم السائدة في إدارة أعمال المؤسسات .

مفهوم الإدارة الالكترونية :

1 ما هي الإدارة الالكترونية ؟

الإدارة الالكترونية هي منظومة الكترونية متكاملة تعتمد على تقنيات الاتصالات والمعلومات لتحويل العمل الإداري اليدوي إلى أعمال تنفذ بواسطة التقنيات الرقمية الحديثة .

2 المكتب الالكتروني ( مكتب بدون أوراق ):

وهو المكان الذي تؤدي فيه الأعمال وتنفذ بواسطة ثلاثة عناصر رئيسة :

•جهاز الحاسوب
•الشبكة الداخلية
•شبكة الانترنت
ويدير هذه المواقع أو المكاتب كادر بشري مؤهل فنياً يتسم بالكفاءة العالية وسرعة الانجاز والجودة في التنفيذ.

إ حصاءات ودراسات حول إ ستخدام الانترنت والمكاتب الالكترونية :

1 - تشير الدراسات إلى أن الانسان أنتج خلال العشرة الألف سنة الماضية حتى العام 1999 ما مجموعة 12terabyte ( 1 billion giga = 1000 million mega ، terabyte =1 000 billion giga 1 ) من البيانات المكتوبة، و منذ 1999 إلى 2002م ازدات هذه الكمية إلى الضعف ( 24 terabyte ) والمتوقع أن يكون النمو السنوي في كمية البيانات لمعظم المؤسسات بمعدل 200% ، ومع هذا التزايد الكبير في معدل نمو البيانات المكتوبة ن عتقد بأن الاوراق العادية في تخزين هذ ا الكم الهائل من البيانات (و بالتالي الوثائق ) لن تكفي، وهذه تحتاج إلى نظم وأليات فعالة لإدارتها بالحفظ والاسترجاع ومتابعة انتقالها بين الجهات المختلفة وحمايتها، وهذا لن يتاتى بالنظم التقليدية الحالية التي تعتمد على العمل اليدوي الذي قد يترتب عليه ضياع جزء من هذه الوثائق .

2 - كما يقال بأن الحضارة الانسانية بدءت عند اختراع المحراث الذي بواسطته جعل الانسان قادر على حرث الأرض ويزرع القمح ويطعم الأخرين، وجعل الانسان بعدها قادر على الاستقرار والتعايش في مجموعات في مدن وقرى . وفي نفس الاطار يمكن القول بأن بيروقراطية المكاتب بدءت عند توفر الأوراق بكميات كبيرة، عندها ازدات الحاجة إلى كميات كبيرة من المعلومات وبالتالي استخدام أكثر للأوراق ، وتشير الدراسات بأن المكاتب التقليدية تزداد حاجتها إلى الأوراق بمعدل 6-7 % سنويا وتكلفة هذه الكميات والنسخ للملفات والوثائق يكلف المؤسسات والشركات ما نسبته 1% من الدخل، ولكن يجب الاعتراف بأن الورق بذاته لا يسبب زيادة الأعمال المكتبية ( الورقية ) ولكن المؤسسة هي التي تخلق ذلك من خلال طريقة تنفيذ الأعمال .

3 - تحتاج الدوائر المتوسطة الحجم إلى معدل 12 كابينة حفظ الملفات لكل دائرة تشغل مساحة لا تقل عن4 مترمربع وهذه تحتاج إلى موظف بدوام كامل للاهتمام والعناية بها .

4 - في نفس اطار الدراسة السابقة تشير النتائج إلى أن إنتاج الموظف الفعلي يقل حيث أنه يقضي الموظف ما يعادل 10 ساعات عمل أسبوعيا في البحث في الملفات عن المعاملات والوثائق المطلوبة.

5 - تقول الدراسات بأن أهم مشكلة واجهت الشركات والمؤسسات خلال الأعوام الثلاثة الماضية هي مشكلة إدارة الوثائق والمعاملات (من ضمنها مراسلات البريد العادي، البريد الالكتروني، الفاكس و الرسائل الإلكترنية القصيرة ) في مكاتبها وهذه غطت على مشاكل أمن المعلومات وتكامل الانظمة وغيرها، فهذه الوثائق تتزايد يوم بعد أخر وتحتاج لإدارة فعالة ونظم مناسبة لإدارتها من حيث التخزين والاسترجاع في الوقت والسرعة المناسبتين.

6 - في عصر الإدارة الالكترونية هل لا زالت هناك حاجة لعمل نسخ ورقية للملفات المخزنة على جهاز الحاسوب ؟ .

عدد العينة 1640 موظف

دائما
20%

حسب الأهمية
56%

نادرا
20%

ابدا
4%


7-أ زدادت الحاجة إلى نسخ رسائل البريد الالكتروني من قبل الموظفين الذين يعملون في بيئة الادارة الالكترونية بمعدل 40% من السابق.

8 - تقول الدراسات بأن هناك معدل ما نسبته من 5 إلى 15% من الزبائن الذين تراسلهم الشركات يردون على هذه المراسلات وهؤلاء يقضون 50% من وقت الرد في البحث عن ورقة لإرسال الرد عليها ، وبعد هذا الوقت الضائع من قبل الزبائن ، هناك كذلك احتمالية فقدان هذه الرسالة في البريد أو حتى داخل المؤسسة وعدم وصولها للجهات ذات الشاءن في المؤسسة الذين سوف يبنون عليها بيانات لصالح الشركة والمستهلك.

9 - تتوقع شركة دل( DELL )الامريكية أن تصل قيمة جهاز الحاسوب المحمول Laptop مع العام 2015 إلى 300 دولار (120 ريال عماني) والجهاز PC العادي إلى 40 دولار ( 15 ريال تقريبا ) و PDA إلى 20 دولار جهاز الهاتف المحمول المدمج مع حاسوب شخصي GSM + PDA إلى 70 دولار ، وهذا الانخفاض في تكلفة الأجهزة الحديثة سوف تدفع بعجلة التحول إلى المكاتب بدون أوراق إلى الأمام وتعجل بالتنفيذ أو الاسراع في التحديث .

10 - تتوقع شركة جارتنر (Gartner ) خلال هذا العام 2005م أن تقوم 1 000 شركة عالمية كبرى بتحديث أو شراء أنظمة الكترونية جديدة لإدارة الوثائق و المعاملات فيها. هذا يشير الى ان القرار ليس بالانتقال إلى النظام الالكتروني من عدمه ، فهذا أصبح شئ حتمي و مسلم به، و لكن القرار كم من المبالغ تستثمر في هذا المجال ؟ فقرار التحول قرار استراتيجي اتخذته هذه الشركات نظرا للفوائد الجمه التي سيجنيها أصحاب القرار من القدرة على الوصول إلى المعلومة المناسبة في الوقت وبالسرعة المناسبتين.

11 - استخدام الانترنت لغير غرض البريد الالكتروني .

عدد العينة 1640 موظف

الاستخدام
النسبة

يومي
88%

اسبوعي
7%

احيانا
3%

نادراً
2%


12 - تشير الاحصاءات الامريكية بأن 95% من كافة المعلومات في امريكا ما تزال موجودة على الورق ، مقارنة بــ 1% من المعلومات مخزنة الكترونيا.

الأهداف المتوخاة من تطبيق الإدارة الالكترونية :

1 - إ ستخدام التقنيات الرقمية الحديثة من حلول وأنظمة التي من شأنها تطوير العمل الإداري وبالتالي رفع كفاءة وانتاجية الموظف وخلق جيل جديد من الكوادر الكفؤ .

2 - القضاء على البيروقراطية و تعقيدات العمل اليومية .

3 - توفير المعلومات والبيانات لأصحاب القرار بالسرعة وفي الوقت المناسبين ورفع مستوى العملية الرقابية.

4 - توفيرالتقنيات المتطورة في المؤسسات ذات العلاقة التي من شأنها تحسين الانتعاش الاقتصادي وجذب الاستثمار.

5 - تقليل تكاليف التشغيل من خلال خفض كميات الملفات والخزائن لحفظها وكميات الأوراق المستخدمة والانجاز السريع للمعاملة.

6 - تواصل أفضل وارتباط أكبر بين ادارات المؤسسة الواحدة من شاءنه تقديم خدمات أفضل ورفع مستوى الأداء .

فوائد الإدارة الالكترونية :

1 - تحسين فعالية الاداء وإتخاذ القرار من خلال اتاحة المعلومات والبيانات لمن أرادها ، وتسهيل الحصول عليها من خلال تواجدها على الشبكة الداخلية وامكانية الحصول عليها بأقل مجهود من خلال وسائل البحث الالية المتوفرة.

2 - المرونة في عمل الموظف بحيث يمكن للموظف سهولة الدخول على الشبكة الداخلية من أي مكان قد يتواجد فيه للقيام بالعمل في الوقت والمكان الذي يرغب فيه ، فأصبح المكتب باستخدام تطبيقات الإدارة الالكترونية ليس له حدود( يمكن أن يكون من البيت ، الشارع ، المطار .. الخ) .

3 - سهولة عقد الاجتماعات عن بعد ( Video Conferencing ) بين ا لإ دارات المتابعدة جغرافيا .

4- لن تكون هناك حاجة للعدد الكبير من خزائن الملفات وبالتالي توفير مساحتها وكذلك توفير نفقات الموظف المخصص للعناية بهذه الملفات.

5- سهولة وسرعة وصول التعليمات والمعاملات الإدارية للموظفين والزبائن والمراجعين كذلك .

6- سهولة إنهاء معاملات المراجعين من خلال جهة واحدة تقوم بهذه المهمة بالانابة عن الدوائر الأخرى( المحطة الواحدة ) .

7- سهولة تخزين وحفظ البيانات والمعلومات وحمايتها من الكوارث و العوامل الطبيعية من خلال الاحتفاظ بالنسخ الاحتياطية في أماكن خارج حدود المؤسسة وهو ما يعرف بنظام التحوط من الكوارث ( DRS ) .

8- من وجهة نظر المحافظة على البيئة :

كثير من الناس في مكاتبهم ومواقع عملهم يستخدمون كثيرمن الطاقة و المياه والمواد الخام التي تدخل في تنفيذ أعمالهم ( ورق ، أقلام ، و حبر ...) ، في جميع هذه الامور هناك مجال كبير للتوفير وتقليل من الضرر على البيئة فيمكن لمختلف المؤسسات والأعمال الحصول على فائدة كبيرة من خلال التقليل من استخدام العناصر أعلاه في العمل فقد تكون الفائدة مالية من خلال تخفيض التكلفة اوبيئية من خلال التقليل من استخدام الأوراق ( قطع الأشجار ) أو الأحبار وتشير الاحصاءات في الشركات في الغرب خاصة بريطانيا بأن قيام الشركات بترشيد الاستهلاك في مجال المياه والطاقة والأوراق والأحبار في أعمالها كان لها عائد كبير ماديا وتشير ان ترشيد الاستهلاك في المجالات السابقة بمعدل 10% سنويا كان عائدة المادي توفير مبلغ 2.6 ملياردولار امريكي سنويا في بريطانيا وحدها ( استخدام أجهزة energy saver التي تغلق بعد الاستخدام، أجهزة سريعة للنسخ والتوقيت للارسال أوقات التسعيرة المخفضة )

Low power consumption enables

وفي نهاية هذا الجزء من الموضوع نقول بأن الاستثمار في تقنية الاتصالات والمعلومات و استخدامها وبما يتناسب و حاجة كل مؤسسة عنصر ا أساسي لضمان نجاح وتطور عمل المؤسسة في عصرنا الحاضر، حيث أصبحت مكننة العمل المكتبي من عوامل زيادة الإنتاجية والفعالية في الأداء ورفع الكفاءة وحسن مراقبة سير المعاملات و توفير النفقات في المؤسسات والشركات .